Portfolioの強力な置換機能を使うと、カタログ内のキーワード、説明、カスタムフィールド値を同時にしかも簡単に置き換えることができます。 例えば、画像の印刷日付のカスタムフィールドを定義した場合に、複数のアイテムで印刷日付が1週間ずれていたとすると、影響のあるすべてのアイテムのフィールド内の間違った印刷日付を一度に置き換えることができます。 また、置き換えられるフィールド以外のフィールドを検索することもでき、開いているギャラリーウインドウ内のすべてのアイテムを検索することも、選択したアイテム内だけで検索することもできます。
フィールド値に基づいてアイテムを置換するには
「カタログ」メニューから「置換...」を選択、またはcommand+option+R（Macintosh）かCtrl+Shift+R（Windows）を押します。
「置換」ダイアログボックスが表示されます。
「検索対象」オプションで、検索対象を選択します。
ギャラリーウインドウ内の全アイテム: 「検索」部分の表示が消え、ギャラリーウインドウのすべてのレコードを置換します。
選択中のアイテム: ギャラリーウインドウ内のすべてのアイテム内で、検索条件に一致するすべてのレコードを置き換えます。
ギャラリーウインドウ: ギャラリーウインドウ内のすべてのアイテム内で、検索条件に一致するすべてのレコードを置き換えます。
選択されていないレコードには影響しません。
検索パラメータとして、検索するフィールドと検索条件を選択し、検索する文字列を入力します。
注意: 手順2で「ギャラリーウインドウ内の全アイテム」を選択した場合は、この手順は必要ありません。
置換パラメータとして置換するフィールドを選択し、選択したフィールドで既存のデータを置き換える文字列を入力します。
選択したフィールドが複数値フィールドの場合は、置換値として入力した新しい値を既存の値に追加するか、検索値として入力した値を置き換えるかを指定します。
注意: 検索するフィールドが置換するフィールドと異なっており、「置換ではなく追加する」チェックボックスがオフになっているときは、フィールドの内容全体が置き換えられるため、置換は慎重に行ってください。
「置換」ボタンをクリックします。
検索条件に合致するアイテムレコードが検索されて、置換フィールドに入力されているデータで置き換えられます。
ヒント: 既存のフィールドの情報に基づいてカスタムフィールドに情報を入力することができます。 これは、既存の情報に基づいて新しいフィールドを追加する場合や、既存の情報を別のフィールドに移動する場合に便利です。 例えば、「説明」フィールドに特定の業者名が入力されているすべてのレコードを検索して、その業者名を「業者名」というカスタムフィールドに移した後、もう一度その業者名ですべてのレコードを検索して、 「業者ウェブサイト」カスタムフィールドにホームページのアドレスを追加することなどができます。
注意: Portfolioの「置換」コマンドは、すでに表示されているアイテムレコード内のフィールドデータを置き換えるものであり、「検索」コマンドのように表示するアイテムを検索するわけではありません。つまり、フィールド内のデータが置換される以外は、ギャラリーウインドウには何ら影響はありません。
このオプションは、複数の値を持つリストとして定義されているカスタムフィールドが置換条件で選択された場合にだけ使用できます。
複数値フィールドの置換には、検索の種類と「置換ではなく追加する」チェックボックスのオン/オフによって、 4種類の動作が考えられます。 以下に、各オプションの例を示します。 最初の3つのオプションはわかりやすいものです。 4つ目のオプションは強力ですが、完全に理解して利用しないと誤った結果を招くことがあります。 このオプションを使う場合は、使い方が完全に理解できるまで、簡単なテスト用のカタログを使って練習してください。
以下の例では、「猫」と「犬」の2つの文字列を含む 複数値リストが使われています。
置換オプションの使用例
例1: 「猫」を含むすべてのレコードを検索して、そのリストに「ヘビ」を追加します。 これには、検索フィールドに「猫」を入力し、置換フィールドに「ヘビ」を入力してから、「置換ではなく追加する」チェックボックスをオンにします。 これによって、「猫」、「犬」、「ヘビ」を含む複数値リストが得られます。
例2: 何らかの共通点を持つすべてのレコードを検索して、値のリストに「ヘビ」を追加します。 これには、検索フィールドに日付やファイル名の一部などの検索パラメータを入力し、置換フィールドに「ヘビ」を入力してから、「置換ではなく追加する」チェックボックスをオンにします。 これによって、「猫」、「犬」、「ヘビ」を含む複数値リストが得られます。
例3: 「猫」を含むすべてのレコードを検索して、「猫」を「ヘビ」で置き換えます。 これには、検索フィールドに「猫」を入力し、置換フィールドに「ヘビ」を入力してから、「置換ではなく追加する」チェックボックスをオンにします。 これによって、「ヘビ」と「犬」だけを含む複数値リストが得られます。
例4: 何らかの共通点を持つすべてのレコードを検索して、値のリスト全体を「ヘビ」で置き換えます。 これには、検索フィールドに日付やファイル名の一部などの検索パラメータを入力し、置換フィールドに「ヘビ」を入力してから、「置換ではなく追加する」チェックボックスをオフにします。 これによって、「ヘビ」と「犬」だけを含む複数値リストが得られます。 これは、値のリスト全体を新しい値で置き換えて新しくやり直す場合に便利です。 リストを単一の値で置き換えた後、通常の検索を行ってその値を持つすべてのアイテムを検索し、その他のリスト項目を通常の方法で追加できます。
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